O departamento pessoal é um departamento que deve estar presente em toda empresa que tenha pelo menos um empregado formal, ou seja, existe um contrato de trabalho com vínculo empregatício.
E como todos sabem ou devem saber, quando se trata de legislação brasileira e empreendedorismo é preciso prestar bastante atenção no assunto, caso contrário surgirão problemas.
A justiça trabalhista está cada vez mais dinâmica na hora de penalisar os empreendedores que não cumprem suas obrigações para com os empregados, podendo inclusive bloquear valores direto da conta bancária da empresa ou da conta pessoal do empresário.
Por tratar de um interesse em comum tanto para o empresário quanto para o(s) empregado(s), o departamento pessoal tem uma enorme importância dentro da empresa, devendo ser gerido com profissionalismo e competência pois as penalidades sofridas pela falta de controle são muitas e pesadas, influenciando negativa e significativamente nos resultados da empresa.
Com o dever de executar e coordenar todos os trâmites burocráticos gerados pelos vínculos trabalhistas de uma empresa, o departamento pessoal muitas vezes é confundido com o de recursos humanos.
As funções do departamento pessoal e de Recursos Humanos são totalmente diferentes.
Basicamente o departamento pessoal trata da parte burocrática do setor de Recursos Humanos, já este lidar com o desenvolvimento do empregado dentro da empresa, preocupa-se com seu treinamento e capacitação, avaliação de desempenho, plano de carreira entre outras atividades.
A rotina do departamento pessoal é baseada em datas, valores, números, cálculos e prazos.
Todos os trâmites têm prazos de entrega e a maioria é passível de penalidades financeiras pelo seu descumprimento.
Principais tarefas que o departamento pessoal executa:
Processo de admissão de funcionários (Registro, contrato de trabalho, preenchimento da carteira de trabalho, etc);
Cálculo da folha de pagamento;
Emissão de contra-cheques (holerites);
Cálculo dos encargos trabalhistas;
Emissão de guias de recolhimento (INSS, FGTS);
Cálculo de férias;
Folha de 13º Salário;
Obrigações acessórias do setor trabalhista (SEFIP/GFIP/RAIS/CAGED);
Rescisões trabalhistas;
Atendimento em fiscalizações;
Homologações em sindicatos.
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Outra importante função que o departamento pessoal das empresas desempenha é a de fornecer importantes informações de cunho social ao governo.
Através das obrigações acessórias o departamento transmite vários tipos de dados sobre os empregados.
Essas informações servem como base para a elaboração de estudos, pesquisas, projetos e programas ligados ao mercado de trabalho, ao mesmo tempo em que subsidia a tomada de decisões para ações governamentais.
Obrigações acessórias do setor trabalhista (SEFIP/GFIP/DIRF/RAIS/CAGED)
SEFIP – Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social
É um aplicativo disponibilizado gratuitamente pela Caixa Econômica Federal que serve para o preenchimento dos dados dos credores (empregados) referente ao depósito do FGTS e das informações relativas à Previdência Social (Admissões, Afastamentos, Férias, Auxílio maternidade, etc).
O departamento pessoal alimenta o sistema com todos os dados e informações de cada funcionário da folha de pagamentos do mês.
Esse aplicativo envia todas as informações à Caixa Econômica Federal e ao Instituto Nacional da Seguridade Social – INSS e gera dois arquivos (guias e relatórios) chamados:
GRF – Guia de Recolhimento do FGTS;
GPS – Guia da Previdência Social.
São emitidos relatórios com todos os detalhes das informações enviadas.
DIRF – Declaração do imposto de renda retido na fonte
É uma declaração anual exigida pela Receita Federal onde é informado o valor do Imposto de Renda Retido na Fonte, dos rendimentos pagos ou creditados durante o ano base para seus beneficiários.
Essa informação é importante para que os contribuintes que sofreram retenção de IRRF façam sua declaração de ajustes com o fisco e tenham a possibilidade de serem restituídos de parte do valor pago a ele.
RAIS – Relação Anual de Informações Sociais
O Ministério do Trabalho, com intuito de obter dados atualizados anualmente para controle da atividade trabalhista no País, disponibiliza um aplicativo gratuitamente na internet, onde são inseridas todas as informações sociais dos empregados durante o ano-base.
É uma das principais fontes de dados sobre o mercado de trabalho formal do Brasil
Através dela o governo é capaz de:
Organizar o Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS)
Identificar os trabalhadores que tenham direito ao abono salarial PIS/PASEP
Auxiliar o controle da nacionalização do Trabalho, dos sistemas de arrecadação, registros do FGTS e licença de benefícios previdenciários
As informações são divididas por classe econômica, município, faixa etária, tempo de serviço, ocupação e faixa de rendimento médio.
CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados
O CAGED foi criado pelo Governo Federal, e institui o registro permanente de admissões e dispensa de empregados, sob o regime da Consolidação das Leis do Trabalho – CLT.
Deve ser preenchido sempre que algum trabalhador entra ou sai da empresa.
É utilizado, ainda, pelo Programa de Seguro-Desemprego, para conferir os dados referentes aos vínculos trabalhistas, além de outros programas sociais.