A contabilidade é a linguagem dos negócios, baseada em fatos, números e imparcialmente regida por princípios aceitos mundialmente. Ela avalia o patrimônio e desempenho empresarial para uma melhor compreensão do bem estar financeiro de qualquer entidade.
No Brasil, há mais de uma década, muito por uma trapalhada da Receita Federal, ficou-se convencionado por muitos empresários que pequenas empresas não precisavam ter contabilidade financeira, ledo engano. (Veja mais sobre o assunto aqui).
Essa mentalidade auto-sabotadora diminui e muito as chances de sucesso de um pequeno empreendimento, principalmente quando o negócio ainda é inicialmente inseguro ou ainda não é promissor.
Um grande erro cometido, justo num país onde a maioria das empresas fecha as portas antes de completar cinco anos de vida.
A contabilidade quando usada para fins gerenciais, fornece informações valiosas que contribuem de maneira significativa para a tomada de decisões estratégicas mais acertadas em relação ao futuro da empresa.
Armado com esse conhecimento o empresário pode lutar com mais chances de vitória no conturbado ambiente de negócios brasileiro.
Para que isso aconteça a contabilidade precisa ser altamente tempestiva, ou seja, atualizada permanentemente, e é aí onde está a grande oportunidade trazida com a tecnologia e que pode ser aproveitada de maneira simples e relativamente barata pelos pequenos empresários.
A dinamização dos serviços contábeis permite a obtenção de informações preciosas com apenas alguns cliques no computador.
Vejamos:
[box type=”shadow”] Relatórios importantes a alguns cliques de distância[/box]
1 #Automação da informação contábil
Após a implantação das notas fiscais eletrônicas como pontapé inicial do SPED – Sistema Público de Escrituração Digital, todas as informações contidas nas notas fiscais de entrada e saída de bens e serviços de quase todas as empresas, podem ser acessadas remotamente, através de certificação digital, diretamente nas plataformas da Receita Federal, Secretarias da Fazenda e Prefeituras.
A importação desses dados financeiros pelo sistema do escritório de contabilidade de forma simultânea à emissão da nota fiscal, permite que automaticamente sejam feitos os lançamentos fiscais para apuração dos tributos e lançamentos contábeis, para alimentação das informações gerenciais.
Essa transferência de informação entre sistemas e plataformas permite que a tão sonhada tempestividade das informações contábeis, porque contribui de maneira significativa por não haver o trabalho de digitação das informações por parte do escritório de contabilidade.
Depois de processados, esses dados podem ser alocados em nuvem e acessados de qualquer lugar e a qualquer hora pelo empresário, que poderá fazer a programação de seus relatórios gerenciais preferidos.
[box type=”shadow”] Minha empresa dá lucro ou prejuízo?[/box]
2 #Saber o resultado operacional da empresa – Lucro ou Prejuízo
Uma das mais importantes informações gerenciais que um relatório contábil tempestivo pode fornecer é o resultado operacional atual da empresa.
Toda empresa, com raras exceções como algumas startups, se alimenta de seu faturamento gerado e cresce com o seu lucro, o contrário também é verdade. A queda de faturamento pode fazer a empresa ter prejuízo e diminuir.
Se uma empresa não tem essa informação precisa (lucro/prejuízo), levando-se em consideração todos os princípios contábeis, está suprimindo um importante dado econômico próprio que poderia influenciar uma enorme quantidade de decisões importantes no seu cotidiano.
Se o empresário usar apenas os seus cálculos e previsões pessoais, sem levar em consideração o que a contabilidade diz na realidade, poderá estar guiando a sua empresa para um iceberg sem saber, porque os mapas que está usando estão com informações erradas ou imprecisas e a correção de rumo talvez seja tarde demais, igual ao que ocorreu com o Titanic.
[box type=”shadow”] Quanto devo gastar? Onde? Quando?[/box]
3 #Confecção do Orçamento Mensal/Anual e do Fluxo de Caixa
Em época de crise, uma das boas práticas administrativas que a contabilidade pode ajudar a implementar é a confecção de um orçamento mensal/anual, já que ela contempla as médias anuais de todas as despesas e receitas da empresa.
Essa ferramenta financeira ajuda na previsibilidade das despesas e receitas sendo crucial no estabelecimento e cumprimento de metas financeiras. Além de fornecer um olhar “de cima” nos totais gastos pela empresa.
O orçamento mensal/anual unido a um relatório de fluxo de caixa, que fornece uma previsão das entradas e saídas financeiras em suas respectivas datas e prazos, torna a vida cotidiana da empresa mais fácil de ser tocada, favorecendo a tomada de decisão no que diz respeito às prioridades de pagamento a serem cumpridas para evitar problemas específicos.
[box type=”shadow”] Crédito mais farto para sua empresa[/box]
4 #Mais acesso a crédito nas instituições financeiras
Atualmente a maioria das instituições financeiras ainda não solicitam as Demonstrações Contábeis das pequenas empresas para concederem pequenos empréstimos ou capital de giro, sendo necessário apenas o faturamento dos últimos 12 meses assinado por um contador, mas isso provavelmente irá mudar.
Com a obrigatoriedade de transmissão do SPED Contábil, os bancos estão se preparando para começar a exigir essa obrigação acessória, é questão de tempo.
Já na linha de financiamentos de longo prazo, como BNDES ou Banco do Nordeste, que são vitais para a expansão das atividades da maioria das empresa, as Demonstrações são exigidas com mais rigor e há tempos e pode influenciar, se evidenciar a capacidade de pagamento da empresa, no aumento do crédito a ser disponibilizado.
[box type=”shadow”] Passando o passado a limpo[/box]
5 #Histórico financeiro ao longo do tempo
Uma importante informação gerencial obtida através da contabilidade é o histórico financeiro de um determinado assunto. Como já falei, a contabilidade contempla, entre outras coisas, todas as despesas e receitas da empresa para avaliar o resultado obtido, que irá modificar o seu patrimônio para maior ou menor.
O histórico, ao longo do tempo, de uma determinada informação pode dá suporte importante para tomar uma decisão.
Por exemplo:
Saber o aumento ou queda do faturamento dos últimos cinco anos;
Averiguar a evolução do resultado nos últimos três anos;
Obter a sazonalidade nos custos de determinado produto;
Estabelecer a relação entre o aumento dos custos de pessoal e o faturamento.
Enfim, pode-se obter uma infinidade de informações valiosas, que servem para ter uma visão mais crítica e apurada sobre o negócio.
Ao analisar a evolução histórica da empresa, o seu gestor poderá estabelecer seus próprios índices, que poderão ajudar no planejamento das metas a serem atingidas no futuro.
[box type=”shadow”] Estabeleça o melhor caminho para a sua empresa[/box]
O uso proativo da contabilidade no ambiente de negócios de hoje é um diferencial importante a ser objetivado.
A obtenção de um bom serviço contábil permite que as informações financeiras da empresa contribuam para a tomada de decisões importantes e isso dará à empresa uma melhor chance de conquistar seu crescimento de forma sustentável.
O empresário do século XXI tem que ter consciência da importância de suas atitudes, são elas que direcionam a empresa para o sucesso ou fracasso da empresa com mais frequência do que se imagina.
